PMS, channel manager i booking engine: nacrtajte svoj digitalni sustav

Problem iz poslovanja

Vlasnik kupuje aplikacije prema pojedinačnim preporukama, ali nitko ne zna gdje se potvrđuje rezervacija, tko mijenja cijenu i koji se podatak prenosi u drugi sustav. Posljedice su dvostruki unos, neusklađene informacije i teško pronalaženje uzroka pogreške.

Nakon lekcije moći ćete

• Razlikovati poslovne uloge osnovnih sustava bez oslanjanja na naziv proizvoda.
• Odrediti mjerodavno mjesto za svaku važnu vrstu podatka.
• Nacrtati rezervacijski tok s vlasnikom, kontrolom i rezervnim postupkom.

Razdvojite uloge, zatim pregledajte proizvode

PMS u ovom modulu znači sustav kojim organizirate operativnu evidenciju smještaja: rezervacije, jedinice, goste i povezane radne zadatke, prema stvarnom opsegu proizvoda. Channel manager povezuje podržane prodajne kanale radi razmjene podataka poput raspoloživosti i cijena. Booking engine omogućuje ugovaranje ili traženje rezervacije kroz vlastiti prodajni kanal. Jedan proizvod može objediniti više uloga, ali naziv paketa ne dokazuje da određena funkcija radi. Od dobavljača tražite prikaz točnog postupka i popis podržanih veza, a ne samo kvačicu uz riječ integracija.

Mjerodavna evidencija određuje se po podatku

Nije dovoljno reći da je jedna aplikacija glavna za sve. Za raspoloživost možete odrediti PMS, za ugovorene uvjete odobrenu karticu ponude, za naplaćeni iznos odgovarajuću platnu ili računovodstvenu evidenciju. U tablicu upišite podatak, mjerodavni sustav, osobu koja smije mijenjati vrijednost, odredišta prijenosa i način provjere. Ako se vlasnikova privatna zauzetost prvo zapisuje u kalendar na mobitelu, taj korak mora biti dio službenog postupka. Inače glavni sustav zapravo nema potpunu informaciju.

Pratite cijeli život rezervacije

Nacrtajte stvaranje, izmjenu datuma, promjenu broja gostiju, otkazivanje i ponovnu dostupnost termina. Za svaki događaj provjerite koje sustave treba ažurirati i tko potvrđuje da je to učinjeno. Poruka o rezervaciji nije isto što i uspješno evidentiran događaj u svakom sustavu. Bookingova službena dokumentacija za pružatelje integracija pokazuje zasebnu obradu novih, izmijenjenih i otkazanih rezervacija. To je primjer složenosti veze, a ne uputa da vlasnik sam izrađuje integraciju ili pretpostavi da svi dobavljači rade jednako.

Uvedite kontrolne točke i plan prekida

Na karti označite mjesta na kojima se rezervacija može izgubiti, cijena pogrešno preslikati ili poruka stići prekasno. Odredite tko prati upozorenja, kojim se službenim putem provjerava izvorni podatak i što tim radi dok veza ne proradi. Privremeno ručno vođenje mora imati jednu evidenciju i pravilo naknadnog usklađivanja. Tehnologija vrijedi kada postupak možete objasniti zamjeni u smjeni. Ako nijedna osoba ne može pokazati tok od upita do izvršenog boravka, najprije uredite mapu prije kupnje dodatne aplikacije.

Postupak rješavanja

1. Popišite sve sustave, tablice i kalendare koje tim stvarno koristi, uključujući privatne bilješke koje utječu na prodaju.

2. Uz rezervaciju, cijenu, raspoloživost i naplatu navedite mjerodavno mjesto i ovlaštenu osobu.

3. Provedite internu simulaciju nove rezervacije, izmjene i otkaza bez stvaranja lažnog poslovanja.

4. Označite svaku ručnu radnju i točku u kojoj druga osoba mora provjeriti prijenos.

Primjena prema vrsti poslovanja

Pogreške koje treba izbjeći

• Kupiti drugi alat prije nego što se utvrdi gdje sada nastaje pogreška.
• Pretpostaviti da riječ integracija znači prijenos svih podataka u oba smjera.
• Zamijeniti primljenu obavijest dokazom da je cijeli postupak završen.

Vaš praktični zadatak

Nacrtajte kartu svojih sustava na jednoj stranici. Zatim odaberite jednu rezervaciju za internu simulaciju i označite gdje nastaje, gdje se provjerava te tko postupa ako izmjena ne stigne do odredišta.